Teilnehmer beim Einlass ‚anwesend‘ buchen

Teilnehmer beim Einlass ‚anwesend‘ buchen

Helferliste ausdrucken

Zur Wahrung des Datenschutzes enthält die Helferliste zur Überprüfung der Anwesenheit keine Kontaktdaten der Teilnehmer. Sie enthält lediglich Vor- und Nachname, Reservierungsnummer und ggf. die Sitzplatz-Nummer. Um die Helferliste auszudrucken, klicken Sie in der Teilnehmerübersicht auf das Symbol Helferliste. Anschließend haben Sie zwei Möglichkeiten:

  1. PDF-Dokument
    Bei der Auswahl »PDF« haben Sie die Möglichkeit, das Dokument alphabetisch nach Nachnamen oder nach Reservierungsnummer sortiert erstellen zu lassen.
  2. Excel- Datei
    Die Excel-Datei ist standartmäßig nach Nachnamen sortiert. Hier besteht die Möglichkeit die Liste nach eigenen Kriterien zu sortieren und bereit zu stellen.

Die jeweils aufgerufene Liste kann nun ausgedruckt und an Helfer bei der Einlasskontrolle weitergegeben werden.
Zum Nachweis der Anwesenheit muss diese Liste, sofern sie nicht im Nachhinein in Church-Events nachgetragen wird, für den erforderlichen Zeitraum, mindestens aber für vier Wochen aufbewahrt werden. Zur Vervollständigung der Veranstaltungsdaten empfehlen wir das Nachtragen in Church-Events. Setzen Sie dazu in der Teilnehmerübersicht neben die entsprechenden Teilnehmer das Häkchen in der Spalte »anwesend?«. 

Digitale Helferliste

Die Helferliste kann auch digital genutzt werden. Vorteil der digitalen Helferliste ist, dass die Teilnehmer darüber beim Einlass direkt in Church-Events als anwesend gebucht werden können und keine gedruckte Liste notwendig ist. Die digitale Helferliste zeigt die gebuchten Teilnehmer in Echtzeit an. Auch kurz vor der Veranstaltung über die Vor-Ort- Anmeldung gebuchte Teilnehmer werden nach dem Aktualisieren der Liste angezeigt. Des weiteren synchronisiert sich die Liste fortlaufend, wenn diese z.B. an mehreren Eingängen zur Veranstaltung genutzt wird.

Infoblatt drucken: Zum Aufrufen der digitalen Helferliste drucken Sie zunächst das Infoblatt über das Symbol Infoblatt ( ) in der Aktionsleiste der Veranstaltungsübersicht aus.

Digitale Helferliste aufrufen: Der QR-Code zum Aufrufen der digitalen Helferliste findet sich auf dem Infoblatt. Scannen Sie diesen QR-Code mit einem geeigneten Lesegerät (z.B. einem Smartphone oder einem Tablet) oder öffnen Sie den darunter stehenden Link in einem Browser.

Suche innerhalb der Helferliste: Über das Suchfenster kann schnell und unkompliziert der Name eines Teilnehmers, eine Reservierungsnummer oder ein Sitzplatz gesucht und angezeigt werden. Dies erspart, vor allem bei größeren Veranstaltungen, ein langes Suchen in der Liste. Über den Button Suche löschen wird anschließend wieder die gesamte Liste angezeigt.

Helferliste sortieren: Durch Antippen/Anklicken der Spaltenüberschriften (#, Res.-Nr., Vorname, Nachname, Sitzplatz) kann die Liste nach der entsprechenden Kategorie sortiert werden. Dies ermöglicht eine schnelle und flexible Sortierung der Liste beim Einlass, was zu einem schnellen Auffinden von Teilnehmern beiträgt. Insbesondere beim Einlass mehrerer Personen einer Gruppe mit gleichen Nachnahmen oder aufeinanderfolgender Reservierungsnummer ist dies eine große Hilfe.

Teilnehmer anwesend markieren: Um die Teilnehmer als anwesend zu markieren, tippen Sie auf das entsprechende Kästchen in der Spalte »Anwesend?«. Es öffnet sich nun ein Fenster, das abfragt, ob der Teilnehmer für die Veranstaltung als anwesend gebucht werden soll. Sie können wählen zwischen »Abbrechen« und »Als anwesend markieren«.  Tippen Sie den entsprechenden Button an. Durch ein Häkchen in dem Kästchen in der Spalte »Anwesend?« wird angezeigt, welche Teilnehmer bereits als anwesend gebucht wurden.

Teilnehmer als nicht anwesend markieren: Haben Sie versehentlich einen falschen Teilnehmer als anwesend markiert, so tippen Sie auf das Häkchen in der Spalte »Anwesend?«. Es öffnet sich erneut ein Fenster, in dem Sie den Teilnehmer über den Button »Als nicht anwesend markieren« wieder als nicht anwesend buchen können.

Helferliste Aktualisieren: Um eventuell neu gebuchte Teilnehmer (Vor-Ort-Anmeldung) in der Helferliste angezeigt zu bekommen, muss der Browser ihres Gerätes aktualisiert werden. Dadurch wird die Helferliste aktualisiert und zeigt alle neu gebuchten Teilnehmer in der Liste mit an. 

Teilnehmer-QR-Code

Um diese Möglichkeit nutzen zu können, muss beim Anlegen der Veranstaltung das Häkchen bei »QR-Code für jeden Teilnehmer erstellen« gesetzt werden. Die Teilnehmer bekommen dadurch mit ihrer Anmeldebestätigung einen Teilnehmer-QR-Code zugesandt.

Wenn der Teilnehmer-QR-Code beim Einlass einer Veranstaltung von einem Helfer mit einem geeigneten Lesegerät (z. B. Smartphone) abgescannt wird, kann der Teilnehmer als anwesend markiert werden. Beim erstmaligen Abscannen eines Teilnehmer QR-Codes einer Veranstaltung erfragt Church-Events eine PIN. Diese ist dem Infoblatt zu entnehmen. Nach Eingabe der PIN kann der Teilnehmer über den Button »anwesend einbuchen« als anwesend markiert werden.

Bei einer Gruppenbuchung können über den orangenen Button nach Abscannen des QR-Codes alle Teilnehmer der Gruppenbuchung als anwesend eingebucht werden. Über einen grauen Button ist es jedoch auch möglich, nur den einen Teilnehmer als anwesend zu markieren.

Können Teilnehmer ihren QR-Code beim Einlass nicht vorzeigen, so können diese über die digitale Helferliste als anwesend markiert werden. Durch das Aktualisieren der Helferliste wird bei allen über den QR-Code als anwesend markierten Teilnehmern das Häkchen entsprechend gesetzt. 

Vor-Ort-Anmeldung

Das Infoblatt enthält eine Seite mit einem QR-Code sowie einer Anleitung zur Vor-Ort-Anmeldung. Diese Seite kann ausgedruckt und am Veranstaltungstag vor dem Eingang ausgehangen werden. Mit diesem QR-Code können sich unangemeldete Besucher – auch nach Anmeldeschluss – selbstständig zur Veranstaltung anmelden. Dazu benötigen sie ein Smartphone oder Tablet mit Internetzugang. Über den QR-Code kann sowohl eine einfache als auch eine Gruppenbuchung erfolgen.

Nachbuchen von Teilnehmern durch Helfer

Besucher, die nicht zur Veranstaltung angemeldet sind und sich nicht über die Vor-Ort-Anmeldung anmelden konnten (beispielsweise, weil sie kein Smartphone dabeihaben), können durch einen Helfer am Einlass nachgebucht werden. Dazu scannt der Helfer den QR-Code aus dem Infoblatt »QR-Code zum Nachbuchen« von Teilnehmern. Anschließend öffnet sich im Browser die Anmeldemaske für die Veranstaltung. Nach Eingabe aller Daten wird der Teilnehmer direkt als anwesend in Church-Events gebucht. Nach dem Aktualisieren der Helferliste sind diese nachgebuchten Teilnehmer dort sichtbar. Über den QR-Code kann sowohl eine einfache als auch eine Gruppenbuchung erfolgen. 

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