Wie erstelle ich eine Veranstaltung in Church-Events?

Veranstaltung anlegen

Wählen Sie in der Menüzeile Veranstaltungen/Neue Veranstaltung aus, so öffnet sich das Formular zum Anlegen einer neuen Veranstaltung. Dieses Formular wird im Folgenden näher erläutert:

1. Name der Veranstaltung: Geben Sie hier der Veranstaltung einen aussagekräftigen Namen. Dieser Name wird die Bezeichnung sein, unter der die Teilnehmer Ihrer Gemeinde die Veranstaltung in der Veranstaltungsübersicht finden können. 

2. Beschreibung der Veranstaltung: Hier können Sie wesentliche Informationen zur Veranstaltung notieren, die (potenziellen) Teilnehmern als Erläuterungstext einer Veranstaltung angezeigt werden sollen. Eine Eingabe ist zwingend erforderlich, um die Veranstaltung erstelle zu können. Dabei kann es sich zum Beispiel um Art, Inhalt und Ablauf der Veranstaltung handeln. Oder Sie möchten beispielsweise den Prediger vorstellen oder auch wichtige Hinweise zu Hygieneregeln weitergeben. Teilnehmer werden diese Beschreibung bei der Buchung einsehen können. Falls Sie sich entscheiden keine Kurzbeschreibung (siehe nächster Absatz) zu verfassen, wird die Beschreibung der Veranstaltung auch in der Veranstaltungsübersicht auf der Teilnehmerseite angezeigt. Falls Sie allerdings mehr als 200 Zeichen (inkl. Leerzeichen) in der Beschreibung notieren, so müssen Sie zwingend auch eine Kurzbeschreibung (siehe nächster Absatz) eingeben, da dies ansonsten die Veranstaltungsübersicht für Teilnehmer »überladen« würde. 

3. Kurzbeschreibung: Bei ausführlichen Veranstaltungsbeschreibungen mit vielen Details, kann es sinnvoll sein eine Kurzbeschreibung für die Veranstaltungsübersicht zu verfassen. Die ausführliche Beschreibung sehen Teilnehmer dann erst bei der Buchung. Aktivieren Sie das Häkchen direkt unterhalb des Textfensters der Veranstaltungsbeschreibung, so öffnet sich ein zweites Textfenster. In dieses geben Sie nun Ihre Kurzbeschreibung ein. 

1. Ort der Veranstaltung: Hier geben Sie die Adresse des Veranstaltungsortes an. Church-Events fügt bei neu angelegten Veranstaltungen automatisch die Anschrift der Gemeinde – wie sie unter dem Menüpunkt Gemeinde/Einstellungen bei den Grunddaten hinterlegt wurde – ein. So ist in diesem Feld in der Regel keine Eingabe erforderlich. Für den Fall, dass die Veranstaltung nicht in den Gemeinderäumen stattfindet, kann die Ortsangabe jedoch angepasst werden. Sobald die erste Buchung eingegangen ist, kann diese Angabe nicht mehr verändert werden.

2. Datum der Veranstaltung: Geben Sie hier das Datum des Veranstaltungstages ein. Church-Events setzt bei neu angelegten Veranstaltungen automatisch das aktuelle Datum ein. Klicken Sie auf die Datumsangabe, so öffnet sich ein kleiner Kalender (»Date Picker«). In diesem kann das Veranstaltungsdatum ausgewählt werden. Sobald der erste Teilnehmer auf diese Veranstaltung gebucht hat, kann diese Angabe nicht mehr verändert werden. Sollte der »Date Picker« bei Ihnen nicht funktionieren, so deutet dies darauf hin, dass Sie die Ausführung von JavaScript – bspw. durch die Verwendung eines so genannten AdBlockers – verhindern. In diesem Fall bitten wir Sie, für Church-Events eine »Ausnahme« zu definieren, so dass JavaScript wieder ausgeführt werden kann.

3. Beginn (Uhrzeit) der Veranstaltung: Hier wird die Uhrzeit des Veranstaltungsbeginns eingegeben. Church-Events setzt bei neu angelegten Veranstaltungen automatisch die aktuelle Uhrzeit ein. Klicken Sie auf die Angabe, um sie zu verändern. Sobald die erste Buchung eingegangen ist, kann diese Angabe nicht mehr verändert werden. 

4. Anmeldebeginn: Sie können ein Datum angeben, ab dem die Anmeldung zu der Veranstaltung möglich sein soll. Church- Events setzt bei neu angelegten Veranstaltungen automatisch das aktuelle Datum ein. Ändern Sie diese Angabe, so können bis zu dem von Ihnen angegebenen Datum keine Buchungen vorgenommen werden. So kann ein Ausblick auch auf zukünftige Veranstaltungen gewährt werden, für die noch keine Anmeldungen erfolgen sollen.

5. Anmeldeschluss (Datum): Geben Sie hier an, bis zu welchem Datum eine Anmeldung maximal möglich sein soll. Dieses Datum kann nicht vor dem Datum des Anmeldebeginns und nicht nach dem Datum der Veranstaltung liegen.

6. Anmeldeschluss (Uhrzeit): Geben Sie hier an, bis zu welcher Uhrzeit an dem oben genannten Tag eine Anmeldung maximal möglich sein soll. Diese Uhrzeit kann nicht später als der Veranstaltungsbeginn sein. Nachmeldungen, die über den Link bzw. QR-Code auf dem Infoblatt vorgenommen werden sind hiervon nicht betroffen. Sie sind auch nach Ablauf des Anmeldeschlusses noch möglich. 

7. Nachrückfrist: Geben Sie hier an, bis zu welchem Datum ein automatisches Nachrücken von der Warteliste möglich sein soll. Nach Ablauf des angegebenen Datums (23:59 Uhr des ausgewählten Tages), werden keine Teilnehmer mehr von der Warteliste automatisch nachrücken. 

Maximale Teilnehmerzahl: Hier können Sie festlegen, wie viele Personen Church-Events maximal für die Veranstaltung zulassen soll. Personen, die sich nach Erreichen dieser Anzahl anmelden wollen, haben die Möglichkeit sich auf eine Warteliste setzen zu lassen.

Maximale Anzahl Teilnehmer pro Gruppe: Legen Sie hier fest, wie groß eine Gruppenanmeldung maximal sein darf. Ist die angegebene Zahl größer als 1, so kann ein Teilnehmer bei der Anmeldung weitere Personen mitbuchen (Gruppenbuchung), bis entweder die hier angegebene Anzahl oder die maximale Teilnehmerzahl der Veranstaltung erreicht ist. 

Art der Sitzplatzanordnung: Hier haben Sie verschiedene Wahlmöglichkeiten: 

  1. Einfache Sitzplatzanordnung: Dies ist die einfachste Form der Sitzplatzanordnung und damit die »Basisfunktion« von Veranstaltungen in Church-Events. Bei dieser sind Anmeldungen bis zum Erreichen der maximalen Teilnehmerzahl möglich. Besucher haben bei dieser Art der Sitzplatzanordnung eine freie Sitzplatzwahl vor Ort. Church-Events stellt bei dieser Sitzplatzanordnung vor allem die notwendigen Funktionen bereit, um die Daten der Angemeldeten sicher zu erfassen und für etwaige Situationen vorzuhalten.
  2. Erweiterte Sitzplatzanordnung: Mit dieser Funktion können in Räumlichkeiten bereitgestellte Sitzgruppen angelegt und anschließend von Teilnehmenden gebucht werden (bspw. 2er, 4er oder 6er »Gruppen«). Wird diese Art der Sitzplatzanordnung gewählt, so muss definiert werden, wie oft eine Sitzgruppe bestimmter Größe vorhanden ist. Bei der Anmeldung können Teilnehmer dann die Anzahl und Gruppengröße der freien Sitzgruppen sehen und entsprechend ihres Bedarfs buchen. Eine Anmeldung ist hierbei möglich, bis entweder die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist oder alle Sitzplätze vergeben wurden. Bei mehreren Sitzgruppen gleicher Größe ist die Wahl vor Ort frei. Hinweis: Diese Option ist nur dann sinnvoll, wenn es in den Gemeinderäumen auch fest definierte Sitzgruppen gibt. 
  3. Neuen Saalplan hinterlegen: Wählen Sie die Option »Neuen Saalplan hinterlegen« in der Klappbox zur Auswahl der Art der Sitzplatzanordnung aus, wird Sie zeitnah ein Support-Mitarbeiter von Church-Events zum Zweck des Hinterlegens eines neuen Saalplans kontaktieren. 
  4. Saalplan: Wurde für Ihre Gemeinde bereits mindestens ein Saalplan hinterlegt, so finden Sie in der Klappbox zur Auswahl der »Art der Sitzplatzanordnung« eine Liste mit zur Auswahl stehenden Saalplänen. Denn Sie können in Church-Events eine theoretisch beliebige Anzahl Saalpläne hinterlegen. Jeder Saalplan kann ferner für eine beliebige Anzahl Veranstaltungen verwendet werden, ohne dass es einer erneuten Erstellung eines Saalplanes bedarf. 

Hinweis: Nach dem Anlegen einer Veranstaltung ist die »Art der Sitzplatzanordnung« festgelegt und kann nachträglich nicht mehr verändert werden. 

Distanzbuchung: Wird bei der »Sitzplatzanordnung« ein Saalplan gewählt, so kann Church-Events angewiesen werden eine bestimmte Anzahl an Plätzen zwischen Teilnehmern aus unterschiedlichen Haushalten (=unterschiedlichen Anmeldungen) frei zu halten. Nur Personen, die gemeinsam eine Gruppenbuchung vornehmen, können dann noch Sitzplätze nebeneinander buchen. Um sie herum werden bis zu fünf Plätze weit alle weiteren Sitze blockiert. Die Details zu den unterschiedlichen Wirkweisen und zur Visualisierung der »Funktionalität« der Distanzbuchung zur Optimierung des Sitzplatzangebots in Ihren Veranstaltungen können hier eingesehen werden. 

Kostenpflichtige Veranstaltung: Mit Church-Events ist es auch möglich kostenpflichtige Veranstaltungen anzubieten. Wenn Sie hier einen Haken setzen, erstellen Sie eine kostenpflichtige Veranstaltung. Es erscheinen zwei Felder zwecks Eingabe von Ticketpreis und Mehrwertsteuersatz. Teilnehmer können den Preis für ihre Karten bei der Buchung dann über Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift entrichten. Bitte beachten Sie, dass die Zahlungsdienstleister Transaktionsgebühren für ihre Dienste erheben. Diese Gebühren werden auf der Veranstaltungsseite transparent und übersichtlich ausgewiesen. 

Hinweis: Wird eine kostenpflichtige Veranstaltung erstellt, so ist der angesetzte Preis endgültig und kann im Nachhinein nicht mehr verändert oder abgewählt werden. Auch kann eine kostenfreie Veranstaltung nicht nachträglich in eine Kostenpflichtige überführt werden. 

QR-Code erstellen: Wird diese Option ausgewählt, so erstellt Church-Events für jeden gebuchten Teilnehmer einen individuellen QR-Code, der mit der Anmeldebestätigung per E- Mail zugesandt wird. Dieser QR-Code kann beim Einlass, in ausgedruckter Form mitgebracht oder auf dem Display eines Smartphones angezeigt, vorgelegt werden. Mit einem geeigneten Lesegerät (z.B. Smartphone) kann der QR-Code dann von Helfern/Ordnern abgescannt und der Teilnehmer so als anwesend gebucht werden. Sobald die erste Buchung eingegangen ist, kann diese Option nicht mehr verändert werden.

Telefonnummer abfragen: Wird diese Option ausgewählt, so müssen Teilnehmer bei der Buchung eine Telefonnummer angeben, unter der sie erreichbar sind. Die erfasste Telefonnummer wird in der Teilnehmerliste angezeigt. Sobald die erste Buchung eingegangen ist, kann diese Option nicht mehr verändert werden.

Adresse abfragen: Wird diese Option ausgewählt, so müssen Teilnehmer bei der Buchung ihre Adresse angeben. Die erfasste Adresse wird in der Teilnehmerliste angezeigt. Sobald die erste Buchung eingegangen ist, kann diese Option nicht mehr verändert werden.

Abweichende E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen über Anmeldungen und Stornierungen: Es gibt die Möglichkeit für eine Veranstaltung eine separate E-Mail-Adresse festzulegen, an welche dann Informationen über (Neu-)Anmeldungen und Stornierungen von Veranstaltungsteilnehmern gesendet werden (bspw. für Anmeldungen der Kindergruppen als parallele Veranstaltungen zum Gottesdienst). An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit auch mehrere E-Mail-Adressen (semikolonsepariert) zu hinterlegen. Bitte beachten Sie dann aber die Anforderungen an den Datenschutz, so dass nur möglichst wenige Personen diese Nachrichten erhalten.

Veranstaltungskategorie festlegen (optional): Durch Veranstaltungskategorien können Sie Ihren Teilnehmern eine einfache Unterscheidung und Filterung auf der Veranstaltungsübersicht ermöglichen. Beispiele für Kategorien könnten Konzert, Gottesdienst, Sonntagsschule, Seniorenkreis o.ä. sein – bei der Definition sind Sie vollkommen frei. Geben Sie einfach den Namen der Kategorie in das Eingabefeld ein und drücken Sie die »Enter«-Taste oder klicken Sie auf die Plus- Schaltfläche am rechten Rand des Eingabefeldes. Haben Sie bereits (in anderen) Veranstaltungen Kategorien vergeben, so können Sie hier aus dieser Liste der bereits bestehenden Kategorien wählen oder neue Kategorien hinzufügen. 

DSGVO-Frage: Hier können Sie festlegen, wie lange die gespeicherten Teilnehmer- und Veranstaltungsdaten, in Church- Events gespeichert bleiben sollen. Sie können aus einem Zeitraum von vier bis neun Wochen oder einer manuellen Löschung wählen. Bitte beachten Sie: Die Datenschutz-Grundverordnung fordert, dass alle personenbezogenen Daten nach Ablauf der geforderten Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Daher empfehlen wir, dass Sie dies durch Church- Events automatisiert durchführen lassen.

Veranstaltung erstellen: Haben Sie alle Eingaben vorgenommen, klicken Sie auf die Schaltfläche »Veranstaltung erstellen«. Die Veranstaltung wird daraufhin gespeichert und kann sofort in der Veranstaltungsübersicht eingesehen werden. Sollte sich die von Ihnen angelegte Veranstaltung nicht speichern lassen, so überprüfen Sie bitte nochmals die gemachten Eingaben und achten Sie auf gegebenenfalls erscheinende Hinweistexte. Möglicherweise fehlt noch eine notwendige Eingabe oder ein Datum ist nicht korrekt eingegeben worden. 

Veranstaltung bearbeiten / ändern

Um eine bereits angelegte Veranstaltung zu bearbeiten, rufen Sie zunächst über die Menüleiste (Veranstaltungen/Übersicht) die tabellarische Veranstaltungsübersicht auf. Suchen Sie die betreffende Veranstaltung heraus und klicken Sie auf das Symbol Veranstaltung bearbeiten. Sie gelangen nun wieder in das Formular, welches zum Anlegen der Veranstaltung ausgefüllt wurde. Was in dem Formular geändert werden kann, hängt von dem Status der Veranstaltung ab.

Grundsätzlich von Änderungen ausgenommen ist die Art der Sitzplatzanordnung, die nach dem Anlegen der Veranstaltung unabänderlich feststeht. Auch das Einrichten einer kostenpflichtigen Veranstaltung kann weder zurück- noch nachträglich vorgenommen werden. Alle weiteren Einträge lassen sich verändern, solange es noch keine Buchungen gibt. Sobald die Veranstaltung jedoch bebucht ist, können Veranstaltungsort, -datum, und -uhrzeit nicht mehr verändert werden. Auch eine Änderung bezüglich des Generierens eines QR-Codes, sowie der zwingenden Abfrage von Telefonnummer und Adresse ist bei bebuchten Veranstaltungen nicht mehr möglich.

Unabhängig vom Status der Veranstaltung können verändert werden: Der Name der Veranstaltung, die Veranstaltungsbeschreibung, die Kurzbeschreibung, die Anmelde- und Nachrückfristen, die abweichende E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen über Anmeldungen und Stornierungen und die zugewiesene(n) Veranstaltungskategorie(n). 

Veranstaltungsübersicht

Die tabellarische Veranstaltungsübersicht wird nach dem Login standardmäßig geöffnet, sie kann aber auch jeder Zeit über die Menüleiste (Veranstaltungen/Übersicht) aufgerufen werden. Hier finden sich alle angelegten Veranstaltungen, absteigend sortiert nach dem Veranstaltungsdatum. Die tabellarische Übersicht bietet Informationen über Datum, Uhrzeit, Name, die maximal mögliche Teilnehmerzahl und die aktuell angemeldete Teilnehmerzahl der Veranstaltung. Außerdem können, je nach Veranstaltungsart, verschiedene Aktionen durchgeführt werden (siehe Aktionsleiste). 

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