Wie kann ein individueller Saalplan erstellt werden?

Sie haben von uns eine Microsoft Excel-Datei erhalten. Diese nutzen Sie bitte, um Ihren Saalplan selbständig anzulegen. Aus dieser Vorlage wird dann Ihr individueller Saalplan anschließend in einem teilautomatisierten Prozess erstellt und in Church-Events für Sie bereitgestellt.

Sie finden in der Microsoft Excel-Datei zwei Tabellenblätter: 1) ein Muster Saalplan einer Kirche/Gemeinde, sowie 2) ein leeres Tabellenblatt zur Erstellung Ihres eigenen Saalplans. Sie können den hinterlegten Muster-Saalplan stets als Orientierungshilfe zur Hand nehmen.

Grundsätzlich ist es – aufgrund der »Orientierung« der Webbrowser – stets empfehlenswert den Saalplan eher in die Vertikale als in die Horizontale »wachsen« zu lassen. Will heißen: Er sollte eher mehr Zeilen als mehr Spalten enthalten. Wenn Sie die bereitgestellte Microsoft Excel-Datei zur Hand nehmen, finden Sie folgende Elemente:

Wichtig: Bitte verändern Sie die Zellen nicht, d.h. bitte verbinden, vergrößern Sie keine Zellen, färben diese ein bzw. setzen einen Rahmen. Dieses wird nicht abgebildet. Nutzen Sie die nachfolgenden „Bausteine“ zur Visualisierung. Vielen Dank. 

Starten Sie am besten mit dem »Inhalt«, d.h. legen Sie Ihren Saalplan im Inhaltsbereich an. Hierfür stehen Ihnen (gemäß Legende) folgende Optionen zur Verfügung:

Sitzplatz geben Sie in der gewünschten Zelle ein »s« (für den Sitzplatztyp) direkt gefolgt von der Bezeichnung des Sitzplatzes (im Beispiel »A1«) ein, um einen Sitzplatz anzulegen. Bei der Benennung Ihrer Sitzplätze sind Sie grundsätzlich frei (alphanumerisch) und können diese gemäß der ggf. ohnedies schon vorhandenen Nomenklatur abbilden – allerdings sollte (der Übersichtlichkeit halber) die Bezeichnung möglichst kurz sein (maximal 5 Zeichen; bspw. könnte sich bei < 100 Sitzplätzen auch eine klassische Nummerierung anbieten – s1 bis s99). Wenn sich Ihre Räumlichkeiten in mehrere Blocks unterteilen lassen, dann könnte sich eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen anbieten (Beispielsweise »sA1« für den Sitzplatz »A1« oder »sD9« für den Sitzplatz »D9«).

Bitte beachten Sie: 

1. Jede Sitzplatzbezeichnung (im Beispiel »A1«) darf in einem Saalplan nur genau ein Mal verwendet werden. 

2. Geben Sie keine Leerzeichen ein 

3. Bei einer längeren Bezeichnung werden die Plätze später nicht als Kreise, sondern als Ovale angezeigt

nicht buchbarer Sitzplatz: geben Sie in der gewünschten Zelle ein »u« ein, um einen vorhandenen Sitzplatz als »nicht buchbar« auszuweisen. Dies kann Besuchern die Orientierung im Raum erleichtern und deutlich machen, dass bestimmte Sitzplätze (zurzeit) nicht buchbar sind. Bitte beachten Sie, dass Church-Events auch die Möglichkeit einer automatischen Distanzbuchung bietet, sofern Sie zwischen Buchungen verschiedener Haushalte einen Abstand von 1 oder 2 Sitzplätzen wahren möchten. Hierfür ist es dann nicht (!) notwendig diese Sitzplatzart zu verwenden, sondern die Distanzbuchung wird beim Erstellen einer Veranstaltung »aktiviert«.

Ordner-Sitzplatz: geben Sie in der gewünschten Zelle ein »o« ein, um einen Sitzplatz als Ordner-Sitzplatz auszuweisen. Dieser Sitzplatztyp bietet sich an, wenn Sie bestimmte Sitzplätze für bestimmte Personen(-gruppen) reservieren möchten. Beispiele hierfür sind: Pastor, Technik-Mitarbeiter, Musiker oder Ordner. Diese Sitzplätze werden im Saalplan dann farblich speziell markiert. Wichtig: Allerdings ist mit dem »o« alleine der Sitzplatz noch nicht hinreichend bezeichnet. Auf diesen ersten Buchstaben muss eine genau 4-stellige numerische PIN folgen sowie die Sitzplatznummer/-benennung. Bei der Sitzplatzbenennung sind Sie, wie bei normalen Sitzplätzen auch, frei (siehe oben). Insofern muss ein OrdnerSitzplatz folgender Nomenklatur folgen »o « – Beispiele: »o1234A1« für den Sitzplatz »A1« mit der PIN »1233« oder »o4567X74« für den Sitzplatz »X74« mit der PIN »4567«. 

Tipp 1: Vergeben sie Sitzplätze einer Mitarbeitergruppe (bspw. »Chor«) dieselbe PIN. 

Tipp 2: Sollen durch die später aktivierte Distanzbuchung benötigte Mitarbeitersitzplätze nicht automatisch blockiert werden:

1. lassen Sie in der Darstellung, entsprechend des nachher gewünschten Abstandes in der Distanzbuchung (z.B. 3 Plätze) drei Zellen zwischen Ordner-Sitzplätzen und »normalen« Sitzplätzen frei, sofern dies auch den örtlichen Gegebenheiten entspricht, oder 

2. blockieren Sie von vornherein die Plätze gemäß gewünschtem Abstand um einen Ordnerplatz herum mit einem „u“.

Sitzplatz für Menschen mit Behinderungen: geben Sie in der gewünschten Zelle ein »r« ein, um einen Sitzplatz als so genannten Sitzplatz für Menschen mit Behinderungen auszuweisen. Dieser Sitzplatztyp ist nur im Blick auf die Visualisierung ein »spezieller Typ«. Ansonsten werden diese Sitzplätze wie normale Sitzplätze behandelt und verwaltet. Auch für ihre Benennung gilt, was oben für den Sitzplatztyp »s« beschrieben wurde. So gilt auch hier, dass nach dem »r« die Sitzplatznummer eingegeben werden muss – Beispiel: »rA9« für Sitzplatz »A9«.

Kinderwagenplatz: geben Sie in der gewünschten Zelle ein »k« ein, um einen Sitzplatz als so genannten Kinderwagen-Sitzplatz (Personen mit Kinderwagen) auszuweisen. Dieser Sitzplatztyp ist nur für die Visualisierung ein »spezieller Typ«. Ansonsten werden diese Sitzplätze wie normale Sitzplätze behandelt und verwaltet. Auch für ihre Benennung gilt, was oben für den Sitzplatztyp »s« beschrieben wurde. So gilt auch hier, dass nach dem »k« die Sitzplatznummer eingegeben werden muss – Beispiel: »kA9« für Sitzplatz »A9«.

Sitzplatz gemeindeindividuelle Besonderheiten: geben Sie in der gewünschten Zelle ein »i« ein, um einen Sitzplatz für gemeindeindividuelle Besonderheiten auszuweisen. Dieser Sitzplatztyp kann zur Unterscheidung von »normalen« Sitzplätzen genutzt werden und ist nur im Blick auf die Visualisierung ein »spezieller Typ«. Ansonsten werden diese Sitzplätze wie normale Sitzplätze behandelt und verwaltet. Auch für ihre Benennung gilt, was oben für den Sitzplatztyp »s« beschrieben wurde. So gilt auch hier, dass nach dem »r« die Sitzplatznummer eingegeben werden muss – Beispiel: »rA9« für Sitzplatz »A9«

Architektur-Block: geben Sie in der gewünschten Zelle ein »b« ein, um eine Zelle als Architekturmerkmal zu Kennzeichnen. Beispiele hierfür können eine Wand, eine Säule, eine Tür oder auch die Bühne bzw. der Altarbereich sein. Auch können diese eingesetzt werden, um kenntlich zu machen, dass die darunter, bzw. daneben angeordneten Plätze zur Empore gehören. Durch die Beifügung dieser Elemente soll den Teilnehmern die Orientierung vereinfacht werden. Hinter dem führenden »b« für dieses Element können Sie ferner noch einen beliebigen Text notieren. Damit wird es möglich, diese Elemente zu beschriften. Wichtig hierbei ist allerdings, dass Sie grundsätzlich nur jeweils einen Buchstaben pro Element eingeben können, bspw. »bA« für einen Block in dem später auf dem Saalplan ein »A« erscheinen soll. Eine Ausnahme bilden mehrere Zellen horizontal nebeneinander angeordnet, so können Sie in das linke äußerste Element ein (oder mehr) Worte schreiben – im Saalplan werden die Elemente verbunden und zentriert. 

Wenn Sie den Saalplan fertiggestellt haben, gilt es nun noch die zusammenfassenden Einstellungen vorzunehmen: 

Bitte geben Sie bei Sitzplatzgesamtanzahl die Summe der Sitzplätze die als »s«, »o« und »k« in der SaalplanVisualisierung definiert wurden. Diese Sitzplatzgesamtanzahl wird bei jeder Veranstaltung, die den aktuell definierten Saalplan verwendet, als »Verfügbar« angegeben. Theoretisch ist es möglich, diese Gesamtanzahl hier kleiner anzugeben, als die tatsächliche Anzahl gemäß Saalplan. Aber: Von dieser Möglichkeit sollte nur nach Rücksprache mit dem ChurchDesk Support (support@churchevents.com) Gebrauch gemacht werden und insbesondere sollte berücksichtigt werden, dass die Möglichkeit der »automatisierten Distanzbuchung« in den meisten Fällen die bessere / richtige Lösung ist. Die Angaben »Anzahl Zeilen« und »Anzahl Spalten« ist in der von Ihnen definierten Saalplan-Visualisierung direkt ablesbar. Bitte tragen Sie hier die Spaltennummer und Zeilennummer ein, welche die Grenzen rechts und unten Ihrer Saalplan-Visualisierung spezifiziert.

Zuletzt geben Sie oberhalb der Saalplan-Visualisierung noch einen treffenden Namen für Ihren Saalplan – bspw. »Christuskirche« oder »Gemeindesaal« – an. Diese Bezeichnung wird später Nutzern bei der Buchung angezeigt.

Erweiterte Legende: Sollten Sie weitere Hinweise ergänzend zu der ohnedies von Church-Events automatisch erstellten Legende wünschen, so teilen Sie uns diese textuelle Beschreibung gerne mit. Ein Beispiel für derartige Ergänzungen: H-Plätze: geeignet für Schwerhörige P-Plätze: eingeschränkte Sicht R-Plätze: für Rollstuhlfahrer geeignet

Bitte beachten Sie: Wird Ihnen ein Sitzplatz während der Saalplan-Erfassung mit rotem Hintergrund und weißem Text angezeigt, so haben Sie einen Sitzplatz »doppelt« im Saalplan vergeben. In diesem Fall müssen Sie für Eindeutigkeit sorgen, da gleiche Inhalte von der Saalplan-Funktion nicht verarbeitet werden können.

Von der Skizze zum fertigen Saalplan in Church-Events: 

Fertige Pläne könnten dann wie folgt aussehen:

Um Ihren Saalplan für Church-Events vorzubereiten stehen Ihnen insgesamt 100 Spalten und 100 Zeilen zur Verfügung. Sollten Sie mehr »Platz« benötigen, so nehmen Sie bitte noch mal Kontakt mit uns – über support@churchevents.com – auf.

Checkliste

1. Haben Sie für jeden Sitzplatz eine individuelle Sitzplatznummer vergeben? 

2. Haben Sie jedem Ordnerplatz (sofern verwendet) eine Sitzplatznummer und eine PIN vergeben? 

3. Haben Sie den Namen des Saalplans eingetragen? 

4. Sind die Sitzreihen (Bänke) mit hinreichendem Abstand in der Microsoft Excel-Datei eingetragen (siehe auch den Mustersaalplan in der Microsoft Excel-Vorlage), so dass bei später aktivierter Distanzbuchung die nächste Sitzreihe: 

a. entweder mit blockiert wird (Beispiel: Zwischen buchbaren Reihen haben Sie in der Microsoft Excel Datei eine Leerzeile gelassen; wird nun die Distanzbuchung für zwei Plätze aktiviert bedeutet dies, dass bei einer Buchung stets der Sitzplatz in der »Nachbarreihe« mit blockiert wird). 

b. nicht blockiert wird, da die buchbaren Reihen ausreichend Abstand in der Microsoft Excel Datei aufweisen (Beispiel, um die Distanzbuchung für eine Reihe greifen zu lasse: die Distanzbuchung wird auf zwei Plätze aktiviert und zwischen buchbaren Reihen werden zwei Zeilen »leer« gelassen). Wenn Sie für Ihren Saalplan die Distanzbuchung ( link to another article in helpdesk) zur Optimierung Ihres Sitzplatzangebots nutzen möchten, so beachten Sie bitte auch die Hinweise in der zugehörigen Anleitung. 

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